Privacyverklaring

Bij PrivacyDome vinden wij privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten je hebt. PrivacyDome biedt een online omgeving aan waarmee ondernemers hun privacy- en AVG-verplichtingen beter kunnen organiseren, waaronder het opstellen en bijhouden van een verwerkingsregister en aanverwante compliance-informatie.

Het uitgangspunt van onze dienstverlening is dat wij niet de inhoudelijke persoonsgegevens opslaan die onze klanten in het kader van hun eigen verwerkingen verwerken. Wij slaan in beginsel alleen de gegevens op die nodig zijn om een account aan te maken, onze dienstverlening uit te voeren en de informatie vast te leggen die binnen het verwerkingsregister of de compliance-omgeving wordt ingevuld. Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen? Dan kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

PrivacyDome is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Onze gegevens zijn:

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering en communicatie. Het gaat in ieder geval om de volgende persoonsgegevens:

Account- en contactgegevens

• naam
• bedrijfsnaam
• e-mailadres
• telefoonnummer, als dit wordt verstrekt
• functie of rol binnen de organisatie, als dit wordt verstrekt
• inloggegevens of versleutelde authenticatiegegevens

Gegevens over het gebruik van onze dienstverlening

• accountinstellingen
• gegevens over abonnement, facturatie en betalingen
• loggegevens, zoals inlogmomenten, technische foutmeldingen en beveiligingsinformatie
• communicatie met onze klantenservice of support

Gegevens in het verwerkingsregister en de compliance-omgeving

Onze dienstverlening is erop gericht om privacy- en compliance-informatie vast te leggen. Daarom verwerken en bewaren wij in beginsel alleen de informatie die een gebruiker invoert in het kader van het verwerkingsregister of aanverwante documentatie, zoals:

• naam of omschrijving van een verwerking
• verwerkingsdoeleinden
• categorieën van betrokkenen
• categorieën persoonsgegevens
• grondslagen
• ontvangers
• bewaartermijnen
• gebruikte IT-systemen
• beveiligingsmaatregelen
• risicoclassificaties en andere compliance-informatie

Wij slaan dus in beginsel niet de onderliggende inhoudelijke persoonsgegevens op van de personen op wie de verwerkingen van onze klanten betrekking hebben. Ons platform is daarvoor niet bedoeld.

Voor zover een gebruiker toch persoonsgegevens invoert in vrije velden waar dat niet nodig is, ligt de verantwoordelijkheid daarvoor in beginsel bij die gebruiker of klant. Wij verzoeken onze gebruikers nadrukkelijk om alleen die informatie op te nemen die noodzakelijk is voor het doel van het register.

Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens. Ons platform en onze dienstverlening zijn daar ook niet op gericht.

3. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor bestaat. Afhankelijk van het doel baseren wij ons op een of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van de overeenkomst

Dit is onze belangrijkste grondslag. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is om:

• een account aan te maken en te beheren
• toegang te geven tot onze online omgeving
• abonnementen te administreren
• support te bieden
• onze dienstverlening te leveren

Wettelijke verplichting

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor:

• fiscale en administratieve verplichtingen
• het voeren van een deugdelijke administratie
• het voldoen aan wettelijke verzoeken van bevoegde instanties

Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

• het beveiligen van onze systemen en accounts
• het voorkomen van misbruik, fraude of onbevoegde toegang
• het verbeteren van onze dienstverlening
• het meten van het gebruik van onze publieke website (zie hieronder)
• interne analyses, rapportages en bedrijfsvoering
• het behandelen van vragen, klachten en geschillen

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, maken wij steeds een zorgvuldige afweging tussen ons belang en de privacy van de betrokkene.

Toestemming

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf. Dat kan bijvoorbeeld spelen bij nieuwsbrieven, marketingcommunicatie of andere verwerkingen waarvoor toestemming de passende grondslag is. Toestemming kan altijd weer worden ingetrokken. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. Het gaat onder meer om de volgende doeleinden:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts
• het uitvoeren van de overeenkomst met onze klanten
• het aanbieden en onderhouden van de online omgeving
• het mogelijk maken dat klanten hun verwerkingsregister en compliance-documentatie kunnen bijhouden
• het verlenen van support en het beantwoorden van vragen
• het versturen van serviceberichten en belangrijke informatie over het account of abonnement
• het verwerken van betalingen en het voeren van de administratie
• het bewaken van de veiligheid, continuïteit en prestaties van onze systemen
• het verbeteren van onze dienstverlening
• het meten van het gebruik van onze publieke website (zie hieronder)
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• het behandelen van klachten, verzoeken en eventuele juridische geschillen

5. Delen wij persoonsgegevens met andere organisaties?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Ook delen wij persoonsgegevens niet meer dan nodig is.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, bijvoorbeeld:

• hosting- en IT-dienstverleners
• leveranciers van software of beveiligingsoplossingen
• e-mail- of communicatiedienstverleners
• betaalproviders of administratieve dienstverleners
• professionele adviseurs, zoals accountants of juristen
• bevoegde autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Wanneer een derde namens ons persoonsgegevens verwerkt, zorgen wij voor passende afspraken, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

Website-statistieken (publieke website)

Op onze publieke website (zoals de landingspagina, kennisbank en inlogpagina’s) gebruiken wij Simple Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van die pagina’s, bijvoorbeeld het aantal pageviews, bezochte pagina’s, verwijzers en globale locatie- en apparaatinformatie. Simple Analytics is een Nederlandse aanbieder; de gegevens worden in de EU verwerkt.

Deze statistieken zijn geaggregeerd en privacyvriendelijk: Simple Analytics gebruikt geen cookies en bouwt geen persoonlijke profielen. Wij gebruiken deze tool niet in de ingelogde applicatie. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Simple Analytics.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Als persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen in overeenstemming met de AVG.

7. Bewaartermijnen en beveiliging

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. Als uitgangspunt hanteren wij het volgende:

• accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is en voor zover nodig daarna voor afhandeling, administratie en bewijsdoeleinden
• factuur- en administratiegegevens bewaren wij zolang de wet dat van ons verlangt
• supportverzoeken en correspondentie bewaren wij zolang dat nodig is voor een goede afhandeling en dossiervorming
• register- en compliance-informatie bewaren wij zolang de klant gebruikmaakt van onze dienstverlening, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• toegangsbeperkingen en autorisaties
• beveiligde verbindingen
• versleutelde opslag of versleutelde doorgifte waar passend
• logging en monitoring
• periodieke updates en beveiligingsmaatregelen
• interne afspraken over vertrouwelijkheid en zorgvuldige omgang met gegevens

8. Welke rechten heb je?

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt onder meer een verzoek doen tot:

• inzage in jouw persoonsgegevens
• rectificatie van onjuiste persoonsgegevens
• verwijdering van persoonsgegevens
• beperking van de verwerking
• overdraagbaarheid van gegevens, voor zover dat wettelijk van toepassing is
• bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op gerechtvaardigd belang
• intrekking van eerder gegeven toestemming

Je kunt een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit te verifiëren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. In uitzonderlijke gevallen mag die termijn worden verlengd. De privacyrechten van betrokkenen, de reactietermijn van één maand en de mogelijkheid om bezwaar te maken of gegevens te laten verwijderen volgen uit de AVG zoals toegelicht door de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen samen tot een oplossing te komen. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is in Nederland de toezichthouder op de naleving van de privacywetgeving.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij dat op een passende manier communiceren.

11. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met: [email protected]

Terug naar home